10月19日的中国动物健康发展峰会已经过去十多天了，我们感谢1500多名与会战略合作伙伴的支持与配合，同时，会务组小伙伴们的辛苦付出也赢得了大家的赞许。
一千多人的盛会，你们是如何组织起来并确保每个环节能够顺利进行的呢？如果我们也想组织一场大规模的客户会议，应该怎么做呢？
其实，早在去年年底，我们就已经开始策划，随着时间的推移，我们不断从外部接收到各种新的信息，于是不断地进行精进。直到三个月前，本次会议的雏形才渐渐形成。而我们一次又一次地组织研讨会，一次次地推翻了之前的部分方案，大胆创新，进行迭代精进。可以说，时间是非常紧张的，一方面会议临近，希望不辜负每一份信任，另一方面，毕竟我们不是专业的策划公司，自知还不够好，但尽量做到更好。在此分享一些我们的经验，或者说是思考点，希望对大家有所帮助。一场活动，即使做好了万全的准备，也会有万万分之一的意外。站在观众角度来看，看到的是最终呈现的效果，可能觉得还行。但“还行”的背后是一群人的“战役”。因为具体执行中，一定会有很多意料不到的突发情况。这时候配合就显得特别重要。比如，原先受疫情管控的地区在会前一天解封了、计划来的客户所在地区突然被管控了，怎么做好接站、接待、餐饮、会场座次位置、千人照相位置等一系列的安排调整？
比如，在会议开始前一天，本来接待的同事生病了，谁来接替？比如，会议当天，操作台的电脑坏了，资料不能显示了，怎么解决？
一场活动下来，一定会有很多这样那样的突发情况，关键时刻，必须要有人站出来，领走它。
所以，经历一次活动，就相当于一起打了一场“仗”。打仗的过程，最容易产生信任，增加团队的凝聚力。
因为只有在打仗的时候，在分不清是谁的责任的时候，你才会知道，谁是那个可以把背交给他的人，谁是值得信任的人。02
项目制推进各项工作
因为要“打仗”，所以，找到靠谱的负责人非常重要。这个负责人一定是那个可以把问题前置，有极强的内驱力和丰富感染力的人。一场千人盛会一定会有至少七八个环节，只交给一个人负责肯定是开不成的，所以，本次盛会，我们采用了项目制方式推进工作，任命了九个组长，分别负责一个版块，比如宣传组、设计组、接待组、餐饮组、会议现场组、直播组。
每个组长他心里一定要有一张整个活动的“全景图”，同时要有自己负责的项目的小“全景图”。需求--不同的人有不同的需求，怎么去满足不同人的需求？时间--怎么合理分配时间，什么时间节点谁需要做什么事，怎么做？需要面对各种复杂的问题，所以，负责人心里一定要装着一个关于活动的“全景图”。这样，不管是分析问题，还是做决策，都不会考虑单一的因素。而是会想，这样做，影响因素有哪些；还需要考虑哪些关键因素，才可能产生预期效果。
来现场的客户，关注的是现场体验、互动感和学习到知识。相关负责人要把现场观众的需求翻译给具体的执行人员。比如，走廊要有能让观众拍照留念的地方，要营造来现场的氛围感。
看直播的观众呢，更在意的是怎么方便观看，画质是不是足够清晰，声音是不是足够清楚，这又会涉及到直播平台，拍摄设备和拍摄团队的选择。
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内容及画面的充分准备
在“匠心二十载，专业创未来”这个大的主题下，总共有三个小主题：开创、匠心、共赢。这三个主题分别的内涵以及安排的环节都有哪些，这个是我们反复研讨过的。
比如，开创--其涉及到了20年回顾、品牌重塑、中兽药产业白皮书发布和战略合作伙伴颁奖盛典，这些从我们自身来讲，
今年顺利通过新版兽药GMP认证，开启了智能智造新时代；品牌重塑是基于企业新征程的一个动作，提升专业度来实现未来的发展；在饲料禁抗、养殖减抗的大环境下，我们推出中兽药产业发展白皮书也是从动物健康、食品安全的角度来进行的规范与标准化管理，这样，才能开创企业与客户合作的新局面，共创未来。
中国动物健康发展峰会，我们首次采用虚拟主播与现实主持人结合的方式。
一来让客户有更好的体验，二来，也充分利用数字化时代的福利。
此次会议，为了让客户有更好的体验，我们将产品发布环节制作成视频形式，减少长时间观看课件的枯燥感，同时，美丽的模特走T台展示发布的产品，也给大家一种视觉上的美感，同时又容易记录和吸收内容，一举两得。
本次高峰论坛，我们邀请到了六位畜牧领航企业的高层管理者，就食品安全和行业发展进行了论道，这其实是让线上线下参与的客户朋友紧跟行业前沿，抓紧机遇，获得发展。
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客户体验感
客户体验也是产生传播非常重要的一部分。关于客户体验，分为“来之前”、“来之中”和“走之后”。“来之前”让客户带着期待来，不管是来现场的观众，还是观看直播的观众。在他决定来的那一刻，预约直播观看的那一刻，点开直播视频的那一刻。他们是带着期待来的。所以，你要竭尽所能满足他们的期待，内容上，客户可以带走知识，视觉呈现上，要有美的体验。客户愿意来到现场支持，愿意花一天宝贵的时间观看直播，是出于对我们的信任，这种信任难能可贵，我们必须加倍珍惜。所以，不管是来现场观看，还是观看直播，对所有“来之中”的客户，要尽量确保有好的体验。比如，给来现场的客户定向传递与他相关的信息，像住宿房间号、乘坐的大巴车负责人、酒店的用餐时间、参会的座次安排、就餐区等，同时赠送定制的小礼物。比如，为了上千人都有更好的视觉观看效果，我们尝试了影院模式的长屏幕，不会被遮挡，都能够看到清晰的画面。
比如，我们此次开通了云相册直播，每个客户的照片经过修饰挑选后都会传到云相册，他们通过嘉宾证上的二维码就可以随时下载保存，且可以人脸识别查找，大大节约了时间，还可以下载自己心怡的照片和分享给朋友，不用等到会后再去找，非常方便。
“带走信物”，就是最后还能带走一样东西，可以拿去展示给别人。所以一定要有一些事情，一些故事，让人家值得回忆，乐于谈论。比如，我们设置了多个合影区，大家可以同时进行选择，留下美好回忆。
比如有些客户想把自己的所见所闻分享出去，我们的云相册和视频号及时输出的内容就可以作为他们分享的素材，同时他们也可以进行观点输出。最后，再一次感谢参与本次峰会的线上线下的伙伴们，以及所有参与执行的伙伴们，感谢你们无条件的信任和支持，这份帮助，我们会记在心里，期待下一次的合作。
编辑|文化与品牌传媒部 董彩圆
摄影|文化与品牌传媒部 王 琢
审核|文化与品牌传媒部 李 虹
河北省动物保健品协会
河北维尔利集团
河北省功能性饲料添加剂技术创新中心
河北省中兽药产业技术研究院
协办单位
